Wozu Compliance?

Ziel jedes Compliance-Management-Systems (CMS) ist es, im Unternehmen systematisch die Voraussetzungen zu schaffen, dass Verstöße gegen definierte Pflichten vermieden bzw. wesentlich erschwert werden und eingetretene Verstöße erkannt und behandelt werden können.

Damit die Anforderungen des Compliance-Standards erfüllt werden können, muss ein Unternehmen eine systematische Compliance-Organisation einführen, dokumentieren, verwirklichen und aufrechterhalten.

Anforderungen an ein Compliance-Management-System

1. Es muss alle Regeln, Pflichten und Maßnahmen enthalten, die für das Unternehmen relevant sind und die von ihm umgesetzt bzw. erfüllt werden müssen, um „compliant“ zu sein.
2. Es muss tagesaktuell sein.
3. Es muss zentral kontrollierbar sein.
4. Es muss steuerbar sein.
5. Es muss die Steuerung, den Verlauf und das aktive Management dokumentieren, um auch nachweisen zu können, dass das Unternehmen „compliant“ ist.
6. Es müssen alle für die Erfüllung der Compliance-Regeln notwendigen Mitarbeiter strukturell und aktiv eingebunden sein.

In 5 Schritten von der Rechtsquelle bis zur Durchführung der Aufgabe.

Eine kurze Übersicht:

1. Aufbau eines Registers der anzuwendenden Vorschriften
   Dies geschieht sowohl aus gesetzlichen als auch internen und sonstigen Regelwerke, z. B. sogenannte Codes of Conduct, aber auch Verträge, Genehmigungsbescheide, etc.
2. Definition der relevanten Regeln
   Aus dem Register sind die Regeln zu selektieren und zu definieren, die Ihr Unternehmen betreffen.
3. Festlegung der Pflichten
   Aus den Regeln werden dann die Pflichten abgeleitet, wobei eine Verknüpfung mit den definierten Regeln und Vorschriften stattfindet.
4. Festlegung der Maßnahmen
   Es werden konkrete Maßnahmen zur Umsetzung der beschriebenen Pflichten festgelegt.
5. Aufgaben und Aktivitäten definieren
   Auf die Maßnahmen folgen darauf basierende Aktivitäten und Aufgaben. Hierbei steht die Frage nach den Verantwortlichkeiten im Vordergrund: „Wer hat was wann zu tun?“ und genauso wichtig „Wer kontrolliert dies?“

Eine solche Aufgabe kann z. B. folgendes beinhalten:

Regelmäßige BImSchG-Anlage im Produktionsunternehmen
Tägliche Kontrolle von Schutzvorrichtungen in einer Badeanstalt
Dreimonatliche Führerscheinkontrolle im Logistik-Unternehmen
Regelmäßige Hygieneprüfung in der Gastronomie
Tägliche Sicherheitsbegehung einer Liftanlage

Wozu brauchen Sie einen Compliance-Rechtsanwalt?

Ein externer, zuverlässiger Dritter, z. B. ein Compliance Rechtsanwalt, kann mit einem unverstellten Blick von außen die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleisten. Auch aus wirtschaftlicher Sicht, kann ein externer Dienstleister kosteneffizienter die rechtliche Sicherheit herstellen, als es eine dauerhaft installierte, interne Abteilung könnte.

Wir beraten und unterstützen Ihr Unternehmen bei der Einführung, Ausgestaltung und Fortentwicklung eines Compliance-Management Systems, u.a. durch Einführung von Richtlinien (Policies), Strukturierung interner Abläufe, Schulungsveranstaltungen und Vertragsoptimierung. Die beinhaltet eine breite Palette an

• Corporate Governance (Gesellschaftsrecht inkl. Beteiligungsmanagement)
• Arbeitsrecht Compliance (inkl. Antidiskriminierung – AGG / Whistleblowerhotline)
• Einführung Compliance relevanter Richtlinien und Policies (z.B. Mitarbeiter Code of Conduct, Geschenkerichtlinien, Ethic Code)
• Datenschutz Compliance (inkl. Umgang mit Mitarbeiterdaten / Kundendaten)
• Sales / Vertrieb – Einkauf Compliance
• Kartellrecht (inkl. Korruptionsprävention)
• Third Party Compliance (Kunden – / Lieferantenscreening – Due Dilligence)
• Social Compliance / inkl. Corporate Social Responsibility (CSR) und Compliance bei Nutzung von Social Media
• Optimierung des Vertragsmanagement
• Risikomanagement Auslandsgeschäft
• Know-How – und Kundenschutz
• Compliance Schulungen und Seminare für die Geschäftsleitung und Mitarbeiter
• Optimierung Forderungsmanagement

Sprechen Sie uns gerne zu diesem Thema an, wir unterstützen Sie bundesweit in Compliance Fragen.